Abstimmungstreffen sind unerlässlich für die Zusammenarbeit in Gruppen. Die Einhaltung der vorher festgelegten Meetingdauer, bei gleichzeitiger Bearbeitung aller geplanten Themen, ist dabei ein wichtiger Aspekt für den wahrgenommenen Meetingerfolg. Wir entwickeln ein Werkzeug, das die Gruppe in die Lage versetzen soll, sich selbst zu disziplinieren und den inhaltlichen Ablauf zu steuern.

Die meisten Angestellten nehmen an bis zu 62 Meetings im Monat teil und Führungskräfte verbringen fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Meetings. Dabei stuft die Hälfte aller Befragten Meetings als unproduktiv ein. Hochgerechnet werden knapp 8 Stunden pro Woche und Person verschwendet – was ca. 2 Monaten verlorener Arbeitszeit im Jahr pro Mitarbeiter und Mitarbeiterin entspricht. [1] [2]

Da die Mehrheit der Betroffenen nie wirklich gelernt hat, wie Meetings abgehalten werden, sind diese Statistiken nicht sehr verwunderlich. Eine der einfacheren Ursachen für schlechte Ergebnisse ist die fehlende Aufmerksamkeit für die Zeit. Meetings starten nicht wie geplant, enden nicht wie geplant und laufen mittendrin gerne thematisch-zeitlich voll aus dem Ruder. Hier würde Moderation helfen, eine entsprechend trainierte Person ist jedoch oft nicht verfügbar.

Wir wollen dazu beitragen, dass sich eine ungeübte Gruppe, allein durch Transparenz über Zeit- und Themenfortschritt, selbst steuern kann. Vor allem in agilen Teams hat sich das sogenannte “Timeboxing” schon bewährt: Meetings fangen pünktlich an und enden pünktlich – der inhaltliche Verlauf und die Ergebnisqualität werden an der zur Verfügung stehenden Zeit ausgerichtet. Als Hilfsmittel dienen hier große Stoppuhren, welche die verbleibende Zeit für alle sichtbar visualisieren. Diese Werkzeuge sind jedoch oft schlecht handhabbar, haben keinen Themenkontext und benötigen aufgrund ihrer schlechten Visualisierung dennoch eine zusätzliche Moderation.

Wir entwickeln derzeit ein Gerät, welches diese Probleme lösen soll. Unser “Meetingtimer” ist als zylindrische Lichtsäule konstruiert, die auch in großen Meetings noch von allen Seiten aus gut sichtbar ist. Der Zylinder besitzt 30 leuchtende Skaleneinheiten und wird über ein Mobiltelefon gesteuert. Zu Beginn werden die Endzeit und die Anzahl an Themen eingegeben und das Meeting gestartet. Die Lichtsäule teilt die Zeit gleichmäßig auf die Themen auf und visualisiert diese mit unterschiedlichen Farbbereichen, die, ähnlich einer Sanduhr, langsam abnehmen. Alle in der Gruppe sehen so, wieviel Zeit noch für jedes Thema verbleibt.

Der funktionale Prototyp funktioniert derzeit schon unter Laborbedingungen. Sobald die letzten Arbeiten fertiggestellt sind, sollen verschiedene Versuchsreihen in simulierten und realen Meetingsituationen durchgeführt werden. In den weiteren Entwicklungsstufen werden die Testerkenntnisse in die Optimierung des Timers zurückfließen.

• [1] http://www.shirleyfinelee.com/MgmtStats
• [2] https://www.ted.com/talks/david_grady_how_to_save_the_world_or_at_least_yourself_from_bad_meetings